Homepage
SummITS
Speakers
Exhibitors
Program
Sponsorship
Previous Summits
Contact Us
Book A Stand⚠️

EXHIBITOR APPLICATION FORM

Home
Exhibitor Application Form

Exhibitor Application Form

* fields marked with an asterisk are required

First Name *

Last Name *

Company Name *

Phone *

Email *

Company Address

Message / Details

Subject
I want to exhibit / participateI want to receive information

I have read and agree to the Privacy Policy and Terms & Conditions.

Δ

Önceki Zirveler

SUMMITS’24, 2-4 MAY 2024
SUMMITS’22, 9-10 MARCH 2022
SUMMITS’20, 11-12 MARCH 2020
1st ITS SUMMIT, 6-7 MARCH 2019

Facebook
Linkedin
Twitter
İnstagram
Youtube

Homepage
SummITS
Speakers
Exhibitors
Program
Sponsorship
Previous Summits
Contact Us
Book A Stand⚠️

© 2026, ITS Türkiye. All Rights Reserved.

SUMMITS ’27 Guidelines

General Terms & Conditions of Participation

All exhibition booth registrations, session sponsorships, and speaker submissions for the summit are governed by the procedural guidelines and terms outlined below.

1

Application & Acceptance Process

All submissions made via the official website forms serve as a pre-application request.
Final participation is formally confirmed upon approval by the Summit Executive Committee, definitive space/schedule allocation, and reciprocal execution of the official participation agreement.

2

Booth Allocation and Floor Plan Layout

Exhibition space positions are designated by the Organizing Committee taking into account thematic clusters, hall technical capacities, and registration queue priority.
The Organizing Committee reserves the right to modify floor plan configurations when necessitated by technical, architectural, or crowd safety imperatives.

3

Payment Terms and Invoicing

The designated participation/booth fee must be remitted into the official bank account in accordance with the payment schedule specified in the bilateral contract.
Pre-reservations failing to fulfill payment obligations within the stipulated due period may be unilaterally cancelled and released for re-allocation.

4

Cancellation and Refund Policy

Cancellation requests must be submitted in writing to the Summit Secretariat to be deemed valid.
For unilateral cancellations initiated by the participant less than 30 calendar days prior to the summit commencement date, no fee refunds will be granted.

5

Force Majeure

In the event of summit postponement due to natural disasters, epidemics, statutory government restrictions, or extraordinary events outside the organizer’s control, all contractual rights, reservations, and participant privileges will automatically transfer to the rescheduled summit dates without penalty.

Data Protection Notice

Privacy Policy & Clarification Text

In accordance with the Law on the Protection of Personal Data (KVKK) No. 6698 and international data protection standards, your personal data collected through auszirvesi.org and summit application forms are processed by ITS Türkiye (Intelligent Transportation Systems Association of Türkiye) as the data controller for SUMMITS – International Intelligent Transportation Systems Summit.

1

Personal Data Collected

Identity Details
First name, last name, academic degree / title

Contact Information
Corporate email address, phone number, organization full address

Professional Information
Represented company/institution name, department, presentation/speech title, and biographical notes

2

Purposes and Legal Grounds for Processing

Evaluating, confirming, and executing contractual processes for exhibition booth and speaker applications,
Facilitating operational summit coordination, scheduling, and sending official informational notices,
Invoicing, accounting, and compliance with statutory recordkeeping obligations,
Processed under KVKK Article 5 legal grounds: “establishment, exercise, or protection of a right” and “legitimate interests of the data controller”.

3

Transfer of Personal Data

Your personal data is shared exclusively with legally authorized public entities, summit organizational partners, technical infrastructure providers, and venue operations personnel solely for operational execution. It will never be sold or rented to third parties for commercial gain.

4

Rights of the Data Subject

Pursuant to applicable legislation, you retain the right to query the processing status of your data, request updates, or demand erasure. You may submit your data requests directly to info@auszirvesi.org.

SUMMITS ’27 Kuralları

Genel Katılım Koşulları ve Sözleşme Esasları

Zirve kapsamında stantlı katılım, oturum sponsorluğu ve konuşmacı başvuruları aşağıda yer alan genel şartlar doğrultusunda yürütülmektedir.

1

Başvuru ve Kabul Süreci

Web sitesi üzerindeki form aracılığıyla yapılan tüm talepler ön başvuru mahiyetindedir.
Katılımın kesinleşmesi; Zirve Yürütme Kurulu’nun değerlendirmesi, alan/zaman tahsisi ve taraflarca resmi katılım sözleşmesinin imzalanmasıyla gerçekleşir.

2

Stant Tahsisi ve Yerleşim Planı

Sergi alanındaki stant konumları; tematik bütünlük, salon kapasitesi ve kesin başvuru önceliği esas alınarak Organizasyon Komitesi tarafından belirlenir.
Organizasyon Komitesi, teknik altyapı, fuar alanı güvenliği veya akış zorunlulukları nedeniyle yerleşim planında revizyon yapma hakkını saklı tutar.

3

Ödeme ve Fatura Koşulları

Tahsis edilen katılım/stant bedeli, sözleşmede belirlenen ödeme takvimi ve vadeye uygun olarak dernek/organizasyon resmi hesabına yatırılmalıdır.
Belirlenen süre içerisinde ödeme yükümlülüğü yerine getirilmeyen ön rezervasyonlar tek taraflı olarak iptal edilebilir ve alan yeniden tahsis edilebilir.

4

İptal ve İade Esasları

Tüm iptal başvurularının yazılı ve resmi bildirim yoluyla organizasyon sekretaryasına iletilmesi zorunludur.
Zirve tarihine 30 günden daha az bir süre kala katılımcı tarafından gerçekleştirilen tek taraflı iptallerde ücret iadesi yapılmaz.

5

Mücbir Sebepler

Doğal afet, salgın hastalık, ulusal yas, mevzuat değişiklikleri veya organizatörün iradesi dışındaki resmi mücbir sebepler nedeniyle etkinliğin ertelenmesi durumunda; katılımcıların tüm hakları ve rezervasyonları yeni ilan edilecek zirve tarihine aynen aktarılır.

KVKK Kapsamında Bilgilendirme

Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kanun uyarınca, SUMMITS – Uluslararası Akıllı Ulaşım Sistemleri Zirvesi (auszirvesi.org) başvuru süreçlerinizde veri sorumlusu sıfatıyla Türkiye Akıllı Ulaşım Sistemleri Derneği (ITS Türkiye) olarak kişisel verilerinizi özenle işliyoruz.

1

Toplanan Kişisel Veriler

Kimlik
Ad, soyad, unvan / akademik derece

İletişim
E-posta, telefon, kurum açık adresi

Mesleki Detaylar
Kurum/firma adı, departman, sunum/bildiri başlığı ve özgeçmiş bilgileri

2

İşleme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Stantlı katılım ve konuşmacı başvurularının değerlendirilmesi ve sözleşme süreçleri,
Zirve organizasyonel koordinasyonu ve resmi duyuruların iletilmesi,
Faturalandırma, muhasebe ve resmi mevzuat bildirim yükümlülükleri,
KVKK Md. 5: “Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması” ve “Meşru menfaat” hukuki dayanağı.

3

Verilerin Aktarımı

Verileriniz yalnızca yetkili kamu kurumları, organizasyon ortakları ve operasyon ekipleriyle yürürlükteki mevzuat çerçevesinde paylaşılır. Asla üçüncü taraflara ticari amaçla satılmaz.

4

İlgili Kişinin Hakları (Md. 11)

Verilerinizin silinmesini, güncellenmesini veya işlenme durumunu sorgulama hakkınız saklıdır. Taleplerinizi doğrudan info@auszirvesi.org adresine iletebilirsiniz.